Productie
De eerste indruk telt
Onboarding in de productie
60% van de productie bedrijven zien arbeidsmarkt als grootste uitdaging voor de toekomst.
Het gaat goed met de industrie. In vrijwel alle sectoren stijgt de vraag naar productie en neemt de omzet toe. Toch remt de groei en moet de productie worden teruggeschroefd. Veel bedrijven in de industriële sector zijn namelijk niet in staat voldoende personeel binnen te krijgen of te behouden. Geen wonder dus dat meer dan 60% van de productiebedrijven arbeidskrapte als een zeer grote uitdaging ziet. Door vergrijzing van de bevolking stromen er de komende jaren meer mensen uit dan dat er beschikbaar komen van MBO-opleidingen in bijvoorbeeld metaalbewerking of mechatronica.
Het belang van onboarding in de productie
Daarom is het enorm belangrijk om mensen die aan boord komen goed binnen te halen en dat begint bij onboarding. Onderzoek laat zien dat het personeelsverloop in het eerste halfjaar kan oplopen tot 50%. Een goede onboarding is essentieel om dit verloop te voorkomen. Enorm belangrijk in de productiesector, waar werknemers snel vertrouwd moeten raken met standaard werkwijzen en snel aan de slag moeten. Elke minuut telt en veiligheid is van het grootste belang. De volgende best practices kunnen helpen om nieuwe werknemers in te werken en verloop te voorkomen.
Sneller op snelheid
Voorbeeld inwerkprogramma in de productie
Een inwerkprogramma in de productie begint bij preboarding. Als er een lange periode zit tussen de dag dat een sollicitant een aanbod accepteert en zijn of haar startdatum, laat hem of haar dan niet in de kou staan. Een eenvoudig telefoontje van HR in de tussentijd, of een e-mail van hun nieuwe manager met een beschrijving van hun eerste dag, zal eventuele zenuwen wegnemen en hen laten weten dat ze gewaardeerd worden.
De voorkeur heeft het om ze vóór hun startdatum al toegang te geven tot een platform als dat van RiddleStory, waar ze de nodige formulieren alvast in kunnen vullen, zodat hun eerste dag niet wordt overspoeld met papierwerk. Naast belastingformulieren en ander papierwerk kan je deze omgeving ook gebruiken om vooraf al wat informatie over de organisatie, het beleid en het team van de kandidaat te delen. Het moeten geen boekwerken zijn, maar de huidige generatie medewerkers waardeert deze informatie vooraf waardoor ze hun nieuwe rol bij het bedrijf beter begrijpen.
Een paar dingen om op te nemen:
- Een “dag uit het leven” vanuit het standpunt van een nieuwe werknemer met beperkte ervaring. Documenteren wat ze gaan doen en hoe ze dat gaan doen.
- Gestructureerde informatie in een gemakkelijk te lezen formaat. Vergeet moeilijke woorden. Schrijf het op een leesniveau van de vijfde klas, zelfs als de functie een universitair diploma vereist.
- Gemakkelijk verteerbare informatie, d.w.z. opsommingen, cijfers en zelfs illustraties.
Maak een goede eerste indruk
Stuur vóór de aankomst van de nieuwe medewerker een e-mailbericht naar alle medewerkers, zodat iedereen weet wie deze vreemdeling is. Zorg ervoor dat toegangsbadges worden uitgereikt en dat eventuele apparatuur is opgesteld. Als er training over apparatuur nodig is, zorg dan dat er iemand beschikbaar is. Zorg voor een welkomstpakket met informatie en bedrijfsspulletjes en organiseer een welkomstlunch (het uitnodigen van een paar belangrijke collega’s in plaats van het hele team kan beter en minder intimiderend zijn).
Maak een strakke planning voor nieuwe werknemers
Zonder een strak gestructureerd schema kunnen nieuwkomers zich vervelen, niet weten wat ze moeten doen of, erger nog, denken dat jullie niet weten wat jullie met hen moet doen. Maak een takenlijst en schema’s voor nieuwe medewerkers, zodat ze altijd weten waar ze moeten zijn, wat ze moeten doen en met wie ze te maken krijgen. Naarmate de nieuwe medewerker zijn of haar rol begint te begrijpen en zonder aanwijzingen de leiding begint te nemen, kan zijn schema minder gestructureerd worden.
Betrek het hele team erbij
Het aanstellen van een buddy, een inwerkmaatje, is voor nieuwe medewerkers heel waardevol. Als het iemand is met eenzelfde of zeer vergelijkbare rol, kan dit gecombineerd worden met job shadowing. Denk ook één-op-één tijd met bestaande werknemers in andere relevante gebieden. Dit geeft een beter beeld van de rol en waar zij in het hele productieproces passen.
Hoewel sommige productiebedrijven er bezwaar tegen hebben om andere werknemers van hun dagelijkse werk af te halen om nieuwe werknemers in te werken, compenseert de waarde hiervan uiteindelijk het tijdelijke productiviteitsverlies.
Vergeet ook niet wat tijd in te plannen tussen nieuwkomers en veteranen die op het punt staan met pensioen te gaan; zij kunnen de nieuwkomers misschien wat essentiële kennis bijbrengen die van groot belang kan zijn voor het verdere succes van jullie bedrijf. Zonder sterke inwerkprogramma’s die één-op-ééns met binnenkort gepensioneerden bieden, kunnen nieuwe werknemers nooit de waardevolle kennis opdoen die ze nodig hebben om te slagen en jullie bedrijf te helpen groeien.
Stel doelen en moedig feedback aan
Nieuwe medewerkers – vooral die van de jongere generaties – willen weten wat er van hen wordt verwacht, waar ze in passen en waar er groeimogelijkheden zijn. In plaats van hen ontevreden en in het ongewisse te laten, is het belangrijk duidelijke maar realistische doelen te stellen, zowel voor de korte als de lange termijn. Laat managers regelmatig controleren of de nieuwe werknemers hun doelstellingen halen en opbouwende kritiek en complimenten geven. Je wilt ook feedback van de werknemer aanmoedigen; wees niet bang om nieuwe werknemers te vragen wat ze wel en niet leuk vinden aan hun baan tot nu toe – misschien via een anonieme enquête. Bovendien weet je nooit waar het volgende geweldige idee vandaan komt; vaak kunnen ze voortkomen uit het frisse perspectief van een nieuw stel ogen.
Checklist onboarding in de productiesector
Onboarding is geen proces van twee dagen: het is essentieel om de verschillende fasen van het proces te volgen en fouten te vermijden. Gebruik onderstaande checklist om te voorkomen dat je iets vergeet!
- Onboarding uitnodiging versturen vóór de eerste dag *
- Verzamelen relevant papierwerk voor aanvang dienstverband *
- Opleidingscertificaten verzamelen
- Aanstelling van een inwerkbuddy
- Bedrijfshandboek delen*
- Delen van het bedrijfsbeleid *
- Verspreiding van opleidingsmateriaal
- Kennismaken met de werkplek en collega’s
- Aanmaken van persoonlijke accounts en wachtwoorden
- Rondleiding door het bedrijf en de werkplek*
- Definitie van de verwachtingen met betrekking tot de functie met een inwerkplan
- Presentatie van de bedrijfscultuur*
- Organiseren eerste teambuildingactiviteiten
- Veiligheidstraining *
- Uitgebreide training voor de functie en de eerste individuele taken
- Analyse van toekomstige opleidingsbehoeften
- Prestatie-evaluatie aan het einde van de proeftijd
*Alle onderwerpen met een ster kunnen in de RiddleStory omgeving automatisch worden ingepland.
Iedereen die een mail kan verzenden kan met een RiddleStory verhaal aan de slag. Motivatie productiemedewerkers verhogen? Onze oplossing is een virtuele desktop, in de cloud, waardoor het zeer laagdrempelig is om mee te werken. Woordgebruik en tone of voice passen wij vanzelfsprekend aan aan de doelgroep.
Wij bieden een enorm verfrissend concept, met een hele andere benadering voor het inwerken. Het ’swipen’ door een berg video’s en quizjes was een aantal jaar geleden onderscheidend, maar nu gaat het er vooral om dat je aan de slag gaat met je collega’s al ruimschoots voor of direct na je eerste werkdag.
Bij slechts 1 op de 5 werknemers komt het beeld van het werk overeen met de realiteit. Dit is een van de redenen dat een groot deel van het verloop binnen 45 dagen na indiensttreding plaats vindt. Door nieuwkomers al voor de eerste werkdag mee te nemen, ontstaat een realistischer beeld van de organisatie en de werkzaamheden.
Veel van onze verhalen combineren de virtuele werkomgeving met de fysieke werkomgeving. Zelf een verhaal uittesten is dus lastig. Wel geven wij graag vrijblijvend een demonstratie. Je kunt een vrijblijvende afspraak maken. Ook kan je inspiratie opdoen met een van de vele cases.
Werken in de productie is niet sexy
Voor veel jongeren is productiewerk niet perse aantrekkelijk. De industrie heeft een imagoprobleem. Maar ook hier geldt: onbekend maakt onbemind. Door, misschien zelfs al in de prehiring fase, maar zeker in de pre- en onboarding fase, moderne tools in te zetten als die van RiddleStory kunnen jullie laten zien dat er wel degelijk enorm gemoderniseerd wordt en daarmee het imago van de sector wellicht sterk verbeteren.