Tips voor preboarding: hoe je nieuwe medewerkers een vliegende start geeft

Inspiratie voor

Het nieuwe HR?

Preboarding is essentieel, aangezien bijna een kwart van de nieuwe werknemers binnen de eerste 45 dagen vertrekt. HR- en L&D-teams besteden veel aandacht aan onboarding, maar de oplossing voor het verminderen van verloop tijdens de onboarding-periode hoeft niet alleen tijdens onboarding plaats te vinden. Sterker nog, wachten tot dag één om een nieuwe werknemer te betrekken is niet genoeg: zo’n 65% van de werkgevers meldt dat ze mensen hebben aangenomen die simpelweg niet komen opdagen op hun eerste dag. Het is cruciaal om ook aandacht te besteden aan preboarding.

Preboarding is de tijd tussen het tekenen van een arbeidscontract en de start van de baan, en het kan groot verschil maken in de ervaring van een nieuwe werknemer. Als preboarding niet goed wordt aangepakt, worstelt 80% van de werknemers met angst terwijl ze wachten om aan hun nieuwe baan te beginnen, en dit gevoel blijft hangen na hun startdatum en beschadigt enthousiasme, productiviteit en loyaliteit. Nog erger is dat twijfels kunnen leiden tot het afzeggen van een geaccepteerde positie: volgens een enquête uit 2019 heeft 28% van de professionals dit gedaan.

Belangrijkste punten

  • Preboarding is de tijd tussen het tekenen van een arbeidscontract en de start van de baan, en het kan het verschil maken in de ervaring van een nieuwe werknemer.
  • Het is belangrijk om preboarding serieus te nemen, omdat het de kans op een succesvolle eerste dag en een langdurige relatie tussen de werknemer en het bedrijf vergroot.
  • Door te investeren in preboarding kunnen werkgevers een solide basis leggen voor een succesvolle onboarding-ervaring.

Inhoud van dit artikel

Ontbreekt er een stap in jullie preboarding?

Een goede preboarding is van cruciaal belang om nieuwe medewerkers een warm welkom te geven en hen te helpen zich snel thuis te voelen in hun nieuwe functie. Als je merkt dat jullie preboardingsproces niet helemaal soepel verloopt, kan het zijn dat er een stap ontbreekt. Hier zijn enkele veelvoorkomende stappen die je misschien over het hoofd ziet:

  • Introductie van het team en de bedrijfscultuur
  • Uitleg over de functie en de verwachtingen van de werkgever
  • Informatie over de voordelen en arbeidsvoorwaarden
  • Het opstellen van een persoonlijk ontwikkelingsplan

Door deze stappen toe te voegen aan jullie preboardingsproces, kan je ervoor zorgen dat de nieuwe medewerkers zich gewaardeerd en goed voorbereid voelen voordat ze op hun eerste werkdag verschijnen.

1. Stuur een gepersonaliseerd welkom

Het sturen van een gepersonaliseerd welkom is een geweldige manier om nieuwe medewerkers te laten zien dat je serieus bent over het opbouwen van een goede relatie met hen. Hoewel een baan een salaris, kansen voor loopbaanontwikkeling en andere secundaire voordelen biedt, zijn kleine gebaren net zo belangrijk. Het sturen van een welkomstpakket of gepersonaliseerd geschenk tijdens de preboarding periode kan de nieuwe medewerker enthousiast maken en bevestigen dat hij of zij de juiste beslissing heeft genomen.

Als alternatief kun je ook kiezen voor meer creatieve geschenken, zoals een leuk interactief verhaal dat al een kijkje in de keuken geeft over de identiteit en waarden van het bedrijf. Ook een handgeschreven, gepersonaliseerde ansichtkaart laat zien dat jullie weten dat jullie nieuwe medewerker een beetje extra inspanning waard is.

Natuurlijk kan je ook een welkomst-e-mail sturen waarin je jullie enthousiasme over het feit dat ze zich bij het team voegen uit, een inleidende onboarding-video van de CEO of de recruiter of een brief van een teamlid met wat on-the-job anekdotes en insider-tips.

Voorbeeld email naar medewerkers tijdens de preboarding periode:

Onderwerp: Welkom bij [bedrijfsnaam]

Hallo [naam],

Welkom bij [bedrijfsnaam]! We zijn verheugd dat je voor ons hebt gekozen als jouw nieuwe werkgever. Het vooruitzicht om met jou samen te werken maakt ons enorm enthousiast, en we kunnen niet wachten om je te ontmoeten op je eerste werkdag.

In afwachting daarvan willen we je graag alvast wat informatie verstrekken om je voor te bereiden op je nieuwe rol. In deze e-mail vind je een link naar onze onboarding portal. Hier kun je alle benodigde administratieve zaken regelen en meer te weten komen over onze bedrijfscultuur, onze producten en diensten, en wat we van jou als nieuwe medewerker verwachten.

Heb je vragen? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen. We staan voor je klaar om je te ondersteunen en ervoor te zorgen dat je een vliegende start maakt.

Met vriendelijke groet, 
naam]

Een welkomst-e-mail is een goede manier om de nieuwe medewerker te laten zien dat je enthousiast bent over hun komst en dat je klaar staat om hen te ondersteunen. Het is ook een kans om wat nuttige informatie te delen en hen te helpen zich voor te bereiden op hun nieuwe rol.

2. Vraag feedback over de wervingsproces

Het vragen van feedback over het wervingsproces markeert de overgang van kandidaat naar teamlid en stelt je in staat om top-of-mind commentaar te verzamelen om jullie wervingsproces te verbeteren. Het is belangrijk om de nadruk te leggen op de empowerment van de werknemer, omdat dit de productiviteit, creativiteit en afstemming van persoonlijke en bedrijfsgroei bevordert. Door de nieuwe werknemer tijdens de preboarding al te vragen om feedback, bereidt je hem of haar voor om zich gewaardeerd te voelen en moedig je hem of haar aan om direct impact te maken. Dit opent ook een doorlopende lijn van feedback, wat een belangrijke strategie kan zijn om de retentie te verhogen.

Het vragen van feedback is niet alleen belangrijk voor de nieuwe werknemer. Er is geen betere bron van inzicht in het wervingsproces dan een recente deelnemer, en die inzichten kunnen een aanzienlijk effect hebben op de bottom line. 55% van de werkzoekenden solliciteert niet bij een bedrijf na het zien van een slechte recensie online.

Om feedback te verzamelen, kan je een korte enquête over de kandidaatervaring maken. Een balans tussen gesloten vragen (zoals beoordelingsschaal en waar/onwaar-vragen) en open vragen (die meestal beginnen met “wat,” “hoe,” en “waarom”) zal je een mix van kwantitatieve gegevens en genuanceerde persoonlijke ervaringen geven die helpen om jullie wervingsstrategieën en -processen te verfijnen.

3. Begin met administratieve taken

Tijdens de preboarding is de nieuwe werknemer waarschijnlijk nerveus en opgewonden; laat deze energie niet verloren gaan. Geef de nieuwe werknemer de kans om een voorsprong te nemen door administratieve taken af te ronden voordat de eerste werkdag begint.

Niemand wil zijn hele eerste werkdag besteden aan het ondertekenen van formulieren en het opzetten van accounts. Maak de verwachtingen duidelijk: benadruk dat het invullen van papierwerk niet verplicht is om van tevoren af te ronden, maar leg uit waarom het handig kan zijn om hiermee te beginnen.

Terwijl de werknemers items van hun to-do lijst afvinken, kan HR met hun to-do lijst aan de slag. Maak een lijst met taken te organiseren voor nieuwe werknemers, waaronder:

  • het activeren van bedrijfsaccounts (e-mail, Slack en andere communicatie-/productiviteitstools);
  • het verifiëren van persoonlijke gegevens voor de bedrijfsdirectory;
  • het toevoegen van persoonlijke informatie aan de salarisadministratie software; en
  • het inrichten van de werkplek.

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de nieuwe werknemer zich welkom voelt en niet overweldigd raakt door de administratieve taken op de eerste werkdag. Door deze taken van tevoren af te ronden, kunnen nieuwe werknemers zich concentreren op het leren kennen van het bedrijf en hun nieuwe collega’s.

4. Beantwoord hun vragen over wat ze kunnen verwachten, voordat ze het moeten vragen

Het is belangrijk dat bedrijven hun nieuwe medewerkers zo snel mogelijk op de hoogte stellen van de verwachtingen. Het niet weten van de belangrijkste details kan namelijk leiden tot extra stress en zenuwen bij nieuwe medewerkers. Dit kan voorkomen worden door een lijst met veelgestelde vragen op te stellen. Hierbij kan gedacht worden aan vragen over de werktijden, kledingvoorschriften, parkeergelegenheid, benodigde apparatuur, en waar medewerkers terecht kunnen met vragen.

Het is tevens een goed moment om belangrijke bronnen zoals een medewerkershandboek, een overzicht van de arbeidsvoorwaarden en informatie over de specifieke functie te delen. Dit kan nieuwe medewerkers helpen om zich beter voor te bereiden op hun eerste werkdag en de zenuwen te verminderen.

Het is belangrijk om de vragen van nieuwe medewerkers zo snel mogelijk te beantwoorden om hen gerust te stellen. Door deze informatie op een duidelijke manier te communiceren, kunnen bedrijven voorkomen dat nieuwe medewerkers zich onzeker voelen over wat er van hen verwacht wordt.

5. Verduidelijk het onboarding-schema met kalenderuitnodigingen

Een duidelijk onboarding-schema is essentieel om nieuwe werknemers georganiseerd te houden tijdens de hectische eerste weken. Het is belangrijk om deze uitnodigingen tijdig te verzenden, zodat nieuwe werknemers niet in de preboarding fase blijven hangen.

Je kunt de kalender van nieuwe werknemers vullen met trainingssessies, vergaderingen met supervisors/collega’s en bedrijfsbrede evenementen (zoals vieringen, introductiedagen en vrijwilligersdagen) om te benadrukken dat ze zich aansluiten bij een actieve gemeenschap. Het verstrekken van deze informatie vooraf stelt nieuwe werknemers gerust en zorgt voor een soepele onboarding-ervaring.

6. Nodig ze uit voor een preboarding hangout

Natuurlijk kan niets op tegen face-to-face contact om een gemeenschap op te bouwen.

Maar een informele bijeenkomst met teamleden is een geweldige gelegenheid voor nieuwe werknemers om relaties op te bouwen voordat ze beginnen. Maaltijden en happy hours zijn populair, maar korte gesprekken om elkaar te leren kennen kunnen ook helpen om vroege banden te smeden. Laat de nieuwe norm je niet in de weg staan – het opbouwen van een gemeenschap virtueel is nog steeds mogelijk.

Overweeg om nieuwe werknemers te koppelen aan één of twee van hun toekomstige collega’s die uitblinken in de bedrijfscultuur. Beperk uitnodigingen niet tot de directe leidinggevende van een nieuwe werknemer: nomineer individuen die jullie bedrijf vertegenwoordigen om op te treden als een onboarding-buddy gedurende het hele onboarding-proces.

7. Laat hen rondneuzen op je leerplatform

Tegen de tijd dat een nieuwe werknemer de preboarding fase bereikt, heeft men waarschijnlijk al verteld over de cultuur en waarden van het bedrijf. Vroege toegang tot het leerplatform biedt de mogelijkheid om de beloften van uitgebreidere informatie hierover na te komen.

8. Laat hen een persoonlijke introductie maken

Bij preboarding is personalisatie ideaal, en dat geldt ook voor de introductie van nieuwe medewerkers. Het is belangrijk om nieuwe medewerkers de kans te geven om controle te hebben over hun eerste indruk en om op hun eigen manier sociale connecties op te bouwen.

Het is echter niet de bedoeling om nieuwe medewerkers te verlammen met te veel opties. Het is beter om enkele parameters te bieden, zoals het maken van een video-introductie van twee minuten, het maken van een diavoorstelling met foto’s en leuke feiten, of het invullen van een kennismakingsquiz. Digitale introducties zijn vooral belangrijk voor grote of externe organisaties, waarbij de nieuwe medewerker niet in staat zal zijn om door het kantoor te lopen en handen te schudden.

Het doel van de introductie is om nieuwe medewerkers aan te moedigen om een vriendelijke en persoonlijke introductie te maken voor hun nieuwe teamgenoten. Het is belangrijk om nieuwe medewerkers de vrijheid te geven om hun eigen introductie te creëren, terwijl ze ook enige richtlijnen krijgen om hen te helpen bij het proces.

9. Maak een interne aankondiging om het team voor te bereiden op een warm welkom

Tijdens de pre-boarding fase is het belangrijk om een gevoel van gemeenschap te creëren. Maar uiteindelijk ligt de verantwoordelijkheid hiervoor bij het team. Daarom is het belangrijk om het team op één lijn te krijgen voor een warme ontvangst op de eerste dag.

In de aankondiging moet de naam, functie en startdatum van de nieuwe medewerker worden vermeld, samen met hun gepersonaliseerde introductie uit stap 8. Als jullie bedrijf groot is en snel nieuwe medewerkers aanneemt, kunnen deze aankondigingen snel oud nieuws worden. Overweeg daarom om in dat geval alleen het directe team van de nieuwe medewerker op de hoogte te stellen.

Het is het beste om de aankondiging niet te ver van tevoren te doen, zodat deze fris in het geheugen van het team blijft. Om extra inspanning te leveren, zou je medewerkers moeten vragen om wat tijd vrij te maken voor een eerste lunch . Het team moet nieuwe medewerkers verwelkomen op een manier die authentiek aanvoelt voor de bedrijfscultuur; zorg er gewoon voor dat ze op tijd op de hoogte zijn van een warm welkom. Het organiseren van een (virtuele) lunch is een geweldige manier om nieuwe medewerkers te verwelkomen en tegelijkertijd een gevoel van gemeenschap te creëren. Zelfs als jullie (gedeeltelijk) op afstand werken, is dat mogelijk.

Houd het vol: bouwen op een succesvol preboarding programma

Een succesvol preboarding programma is slechts het begin van een goed geïntegreerde en betrokken werknemer. Bij RiddleStory begint het bij het preboarding proces, gaat het verder tijdens het onboarding proces en – als alles goed gaat – blijft het onderdeel van de dagelijkse routine van de werknemers tijdens de onboarding.

Veelgestelde vragen

Hoe kan preboarding bijdragen aan het succes van nieuwe medewerkers?

Preboarding kan bijdragen aan het succes van nieuwe medewerkers door hen een gevoel van verbondenheid te geven met hun nieuwe werkgever voordat ze daadwerkelijk beginnen met werken. Dit kan de motivatie van nieuwe medewerkers verhogen en hen helpen om sneller productief te worden.

Welke elementen zijn essentieel in een preboarding programma?

Er zijn verschillende elementen die essentieel zijn in een preboarding programma, waaronder:

  • Een welkomstbericht van het management of HR-team
  • Kennismaking met de buddy
  • Een introductie tot de bedrijfscultuur en -waarden
  • Informatie over de functie en de verwachtingen van de werkgever
  • Een overzicht van de voordelen en arbeidsvoorwaarden
  • Een rondleiding door de werkplek en kennismaking met collega’s

Hoe verschilt preboarding van onboarding en offboarding?

Preboarding vindt plaats vóór de eerste werkdag van een nieuwe medewerker en heeft als doel om de nieuwe medewerker voor te bereiden op zijn of haar nieuwe functie en om hem of haar een gevoel van verbondenheid te geven met de organisatie. Onboarding vindt plaats in de eerste 90 dagen na start en heeft als doel om de nieuwe medewerker te integreren in de organisatie en om hem of haar te voorzien van de nodige kennis en vaardigheden om succesvol te zijn in de nieuwe functie. Offboarding vindt plaats wanneer een medewerker de organisatie verlaat en heeft als doel om de medewerker te helpen bij de overgang naar een nieuwe baan of carrière.

Welke stappen moeten worden opgenomen in een preboarding checklist?

Enkele stappen die kunnen worden opgenomen in een preboarding checklist zijn:

  • Een welkomstbericht sturen naar de nieuwe medewerker
  • Informatie verstrekken over de functie en de organisatie
  • Een introductie tot de bedrijfscultuur en -waarden
  • Informatie verstrekken over de arbeidsvoorwaarden
  • De nieuwe medewerker koppelen aan een buddy

Op welke manieren kan RiddleStory het preboarding proces verbeteren?

RiddleStory kan het preboarding proces verbeteren door:

  • Een welkomstbericht te sturen naar nieuwe medewerkers
  • Een bericht te sturen naar directe collega’s
  • Een interactief verhaal met informatie over de organisatie
  • Afspraken vast te leggen met interne stakeholders
  • Nieuwe medewerkers te koppelen aan de buddy

Whitepaper: Storytelling in HR

Leer hoe je jouw (nieuwe) medewerker mee neemt in de cultuur en processen van de organisatie.
gratis

Whitepaper: Storytelling in HR

Leer hoe je jouw (nieuwe) medewerker mee neemt in de cultuur en processen van de organisatie.
gratis

Benieuwd hoe onze software eruit ziet?

Ontvang jouw persoonlijke demo-omgeving door hieronder je gegevens in te vullen! Deze demo kun je op elk gewenst moment zelf bekijken, zonder meteen ruimte in je agenda te hoeven maken.

Download hier gratis de Whitepaper

Ga de uitdaging aan

Neem contact op

Benieuwd geworden naar onze software en wil je het graag zelf beleven? Vraag dan een demo aan.

Meer informatie

Wil je graag meer informatie of plan je liever direct een afspraak in? Neem dan contact op met