Maak van Onboarding een warm Bad: Tips voor een succesvolle integratie

Inspiratie voor

Het nieuwe HR?

De kloof tussen het belang van een goed inwerktraject voor nieuwe medewerkers en de manier waarop dit in de praktijk wordt aangepakt, is opmerkelijk. Het inwerkproces is van cruciaal belang voor het succes van zowel de nieuwe medewerkers als het bedrijf. Toch is de realiteit heel anders: veel bedrijven hebben problemen met het creëren van een effectieve en succesvolle onboarding ervaring.

Een goede onboarding zorgt niet alleen voor een snelle integratie van de nieuwe medewerkers in hun nieuwe omgeving, maar vergroot ook hun betrokkenheid en productiviteit. Daarnaast helpt een warm bad het personeelsverloop te verminderen. Om een succesvol inwerktraject te realiseren, is het cruciaal om de juiste tools en middelen in te zetten, zoals een RiddleStory employee journey en interactieve verhalen.

Belangrijkste inzichten

  • Een effectief inwerktraject zorgt voor een snellere integratie en verhoogt de betrokkenheid.
  • Het gebruik van moderne technologieën zoals een onboarding platform kan het inwerkproces en de -ervaring verbeteren.
  • Voortdurende evaluatie en aanpassing van de onboarding is noodzakelijk om resultaten te blijven verbeteren.

Inhoud van dit artikel

Het Onboarding Hiaat

Werkgevers beseffen dat het succes op de werkvloer begint met een solide onboarding-ervaring. In het kader van een arbeidsovereenkomst is de integratie van nieuwe medewerkers niet alleen cruciaal voor het aanleren van het werken volgens de normen van de organisatie, maar ook voor de aanpassing aan hun nieuwe omgeving en het uitgroeien tot waardevolle collega’s bij het invullen van vacatures.

Ondanks het belang van onboarding in het recruitmentproces, constateert een Talmundo Onboarding Verwachtingen Rapport dat 34% van de nieuwe medewerkers geen hartelijk welkom heeft ervaren bij hun organisaties. Dus ontstaat er een kloof tussen de verwachtingen en de daadwerkelijke ervaringen van nieuwe werknemers, waarvan bedrijven zich bewust moeten zijn en deze moeten proberen te overbruggen.

Wat is er aan de hand?

Een goed onboardingprogramma introduceert mensen bij het bedrijf, teamgenoten en hun nieuwe rollen. Het helpt nieuwe teamleden vertrouwd te raken met de taken, processen, doelen en organisatorische procedures. Maar als je het op die manier zegt, klinkt het allemaal erg… saai en formeel. Het is niet het warme bad waar nieuwe medewerkers naar op zoek zijn. Laten we eerlijk zijn, niet alle werkgevers besteden veel tijd en moeite aan het maken van positieve of zelfs memorabele onboardingervaringen. In veel organisaties draait het onboardingproces van nieuwe medewerkers minder om een “warm welkom” en meer om het voldoen aan de naleving. Is het misschien tijd om een nieuwe norm te overwegen?

  • Organisatie: Maak kennis met de visie en missie.
  • Afdeling: Leer de afdeling en de manager kennen.
  • Merk: Begrijp de voordelen van het merk en de positie in de markt.

Door een warme en gastvrije onboardingervaring te bieden, zullen nieuwe teamleden zich sneller op hun gemak voelen en effectiever bijdragen aan hun nieuwe rol en het succes van het bedrijf.

Het creëren van onboarding zombies

De inwerkperiode voor nieuwe medewerkers komt vaak neer op een saaie presentatie door HR, met ellenlange e-learning modules over compliance, stapels papierwerk en een slaapverwekkende PowerPoint. Hoewel dit belangrijk is, zorgt het niet voor enthousiasme bij de nieuwe medewerker. Sterker nog, het kan hen doen twijfelen aan hun keuze.

Enkele feiten om over na te denken:

  • 58% van de bedrijven zegt dat hun onboardingprogramma voornamelijk bestaat uit papierwerk en processen.
  • Volgens een Gallup-rapport gelooft 88% van de HR-professionals dat ze goed zijn in het inwerken van nieuwe medewerkers, maar slechts 12% van de nieuwe medewerkers is het daarmee eens.
  • De Wynhurst Group ontdekte dat goed ingewerkte medewerkers na drie jaar nog steeds 58% meer kans hadden om bij hetzelfde bedrijf te werken.

In plaats van “zombie-materiaal” te creëren, zou het inwerkproces nieuwe medewerkers juist moeten motiveren en hen het gevoel geven een goede beslissing te hebben genomen.

De Kloof

Onboarding: Zorgwekkende Cijfers

Bijna 88% van de HR-professionals is van mening dat ze een goede inwerkprocedure voor nieuwe medewerkers hebben, maar slechts 12% van de nieuwe werknemers is het daarmee eens. Er lijkt duidelijk een kloof te zijn.

Is de kloof te wijten aan het niet afstemmen van wat een nieuwe werknemer verwacht en verlangt van een inwerkprocedure met wat het bedrijf DENKT dat nieuwe werknemers willen?

Uit een whitepaper van Enboarder blijkt dat slechts 12% van de werknemers het eens zijn met het feit dat hun organisatie goede inwerkprocedures heeft. Slechts 12%! Dit gegeven is nog verrassender als je bedenkt dat goede onboarding de medewerker retentie met ongeveer 82% en de algehele productiviteit met ongeveer 70% kan verbeteren. Het valt moeilijk te ontkennen dat dit belangrijk is.

Hier zijn enkele interessante extra gegevens over het onboardingproces:

  • 20% van het verloop doet zich voor in de eerste 45 dagen (zonder een sterk inwerkprogramma).

  • 40% van de werknemers ontvangt niet de minimale informatie die nodig is voor de eerste werkdag.

  • 43% van de nieuwe werknemers geeft aan dat het langer dan een week duurt om een basiswerkstation en tools voor hun werk te krijgen.

  • 55% geeft aan dat ze pas na drie maanden een duidelijk begrip hebben van de toepassing van de bedrijfsmissie en kernwaarden
  • 40% van de nieuwe werknemers wordt op hun eerste dag aan hun lot over gelaten.

  • 42% zegt dat ze niet worden ondersteund tijdens de eerste week.
  • 46% meldt dat de ondersteuning afnam gedurende de eerste drie maanden.

Met dit alles in gedachten, waarom passen we onze onboarding niet aan? En waarom blijven we geschokt en verbaasd als mensen zich onvoldoende verbonden voelen met de organisatie en niet optimaal presteren?

Het opbouwen van een “Warm Bad” voor onboarding

Begin al voor de eerste werkdag van nieuwe medewerkers om een warm welkom te geven:

  • PLAN om hun benodigdheden klaar te maken! Zorg dat zaken als e-mail, computers, telefoons, kantoor, gereedschappen of andere benodigdheden klaarstaan. Dit toont respect en vereist planning!

  • Stel verwachtingen voor leidinggevenden vast. Weet jullie management wat ze moeten doen? Hebben ze checklists om te volgen en deadlines om te halen? Zorg dat dit duidelijk is.

  • Geef iedereen een rol in het proces. Bij de werving van nieuwe collega’s moeten alle teamleden deelnemen aan het “warme bad”. Zorg dat iedereen weet wie wat moet doen: de eerste kennismaking, lunch, en de contactpersoon tijdens de eerste week. Wie is de aangewezen buddy?

  • Informeer het team: Stuur een e-mail naar het hele kantoor om hen voor te bereiden op de komst van de nieuwe werknemer.

  • Stuur SWAG! Iedereen houdt van SWAG (cadeautjes). Stuur VOOR de eerste werkdag een pakket of doos met welkomstgeschenken. Denk aan een waterfles, notitieboekje, pen, tas, lunchbon, bedrijfsshirt, etc.

  • Richt een Green Room in: Creëer een plek waar nieuwe medewerkers zich kunnen voorbereiden op hun eerste werkdag. Dit kan een Slack-ruimte zijn, een privé LinkedIn-groep of een plek in de RiddleStory omgeving waar de cultuur van de organisatie aandacht krijgt en de medewerker vast contact legt met zijn nieuwe collega’s.

Vanaf de eerste dag en daarna (dag 1-14):

  • Let op de kleine dingen! Enkele logistieke details helpen een nieuw persoon om zich comfortabel en vertrouwd te voelen op het werk, zoals waar de toiletten zijn, pauzeruimte etiquette en goede lunchplekken. Overlaad hen niet met informatie, verspreid het over de eerste twee weken.

  • Versterk waarden, houding en gedrag die het bedrijf definiëren. Vertel het cultuurverhaal, niet alleen een PowerPoint-presentatie met de missie, visie en waarden.

  • Deel bedrijfsverhalen

  • Maak het sociaal. Deel informatie over sociale groepen en evenementen binnen het bedrijf. Geef nieuwe werknemers toegang tot groepschats of chatrooms.
  • Lunch met nieuwe medewerkers. Niemand eet tijdens de eerste week graag alleen. Creëer een inclusie-cultuur.

  • Visualiseer het carrièrepad. Maak een video om nieuwe medewerkers hun potentieel te laten zien, zelfs als dit niet binnen hun huidige afdeling is.
  • Laat de eerste dag niet te lang duren. Er komt veel op een nieuw persoon af. Geef ze de kans om vroeg weg te gaan, zodat ze tijd hebben om te reflecteren op wat ze hebben geleerd.

Voortdurend (30-60-90 dagen):

  • Regel een buddy. Zorg dat nieuwe medewerkers gedurende de eerste 30 tot 60 dagen een buddy hebben. Hierdoor leren ze de verschillende functies binnen het bedrijf kennen en hoe ze passen in het grotere plaatje.

  • Leiderschap check-ins. Plan tijd of lunch met de nieuwe medewerker tijdens de eerste maand. Laat ze niet tussen wal en schip vallen en kaart eventuele problemen of vragen aan die hun succes belemmeren.

  • Bied leermomenten aan: Maak een coachingkaart (zoals een leer-paspoort) met vragen of opdrachten voor de eerste 30 tot 60 dagen. Stimuleer nieuwsgierigheid, blijvende ontwikkeling en groei.

  • Verfijn de “Warm Welcome” inspanningen.

Verantwoordelijkheid opbouwen: Zorg ervoor dat er iemand, zoals een leidinggevende of directe supervisor, verantwoordelijk is voor het “warme bad” van nieuwe werknemers. Deze persoon moet begrijpen hoe kostenefficiënt het is als een nieuwe medewerker snel productief wordt en een positieve ervaring heeft.

Productiviteit en welzijn evalueren: Onderzoek of nieuwe medewerkers productief zijn en zich goed voelen binnen hun functie. Zo niet, identificeer dan wat er misgaat en pas het “Warme bad” aan om het proces te optimaliseren.

Checklist opstellen: Stel een algemene checklist op voor managers en nieuwe medewerkers om de verwachtingen helder te krijgen. Zorg voor ruimte voor persoonlijke accenten. Het is belangrijk om werknemers vanaf het begin op de juiste manier te oriënteren en hen voor te bereiden op succes.

Actiepunten en gegevens gebruiken: Benut de verzamelde informatie en geplande acties om een betrokken en succesvolle werkomgeving te creëren. Enkele suggesties:

  • Focus op persoonlijke ontwikkeling en leermogelijkheden
  • Plan kennissessies
  • Stel doelstellingen voor nieuwe werknemers
  • Ondersteun het ontwikkelen van talent en vaardigheden binnen de organisatie
  • Implementeer automatiseren waar dat nuttig is.

Veelgestelde vragen

Wat zijn de essentiële elementen van een effectief onboarding programma?

  • Duidelijke verwachtingen stellen
  • Bedrijfscultuur en waarden delen
  • Nieuwe medewerkers koppelen aan buddy’s
  • Regelmatige check-ins en feedback
  • Training en ontwikkeling

Hoe kunnen we het onboarding proces voor nieuwe medewerkers optimaliseren?

  • Wees goed voorbereid voor de eerste werkdag van de nieuwe medewerker
  • Maak gebruik van tijdlijnen en checklists
  • Bied voldoende contactmomenten en ondersteuning

Wat is het verschil tussen inwerken en een warm bad?

Inwerken focust op het aanleren van taken en het begrijpen van de werkzaamheden, terwijl een warm bad zich richt op het creëren van een uitnodigende en ondersteunende werkomgeving voor nieuwe medewerkers.

Wat zijn de meetbare voordelen van een goed gestructureerd onboarding programma?

  • Verhoogde medewerkerstevredenheid
  • Hogere productiviteit
  • Lager personeelsverloop
  • Sneller op snelheid

Whitepaper: Storytelling in HR

Leer hoe je jouw (nieuwe) medewerker mee neemt in de cultuur en processen van de organisatie.
gratis

Whitepaper: Storytelling in HR

Leer hoe je jouw (nieuwe) medewerker mee neemt in de cultuur en processen van de organisatie.
gratis

Benieuwd hoe onze software eruit ziet?

Ontvang jouw persoonlijke demo-omgeving door hieronder je gegevens in te vullen! Deze demo kun je op elk gewenst moment zelf bekijken, zonder meteen ruimte in je agenda te hoeven maken.

Download hier gratis de Whitepaper

Ga de uitdaging aan

Neem contact op

Benieuwd geworden naar onze software en wil je het graag zelf beleven? Vraag dan een demo aan.

Meer informatie

Wil je graag meer informatie of plan je liever direct een afspraak in? Neem dan contact op met