Informatie-overload, ofwel Informatieoverbelasting is het onvermijdelijke resultaat van de altijd-aan, meer-is-beter benadering van communicatie in moderne organisaties. Helaas is het ook een oorzaak van minder betrokkenheid van medewerkers en slechte besluitvorming. Hoe dat zit, daar kijken wij in dit artikel naar.

Inhoud van dit artikel:

Informatie-overload; teveel informatie

Ondanks de inspanningen van bedrijven om hun communicatie te moderniseren met nieuwe platforms, vinden de meeste medewerkers dat ze “te veel” communicatie ontvangen in hun organisatie. 1 : 4 van de medewerkers voelt zich overbelast door alle informatie. Dit betekent dat medewerkers aangeven dat ze overweldigd worden door het aantal informatiebronnen dat beschikbaar is binnen de organisatie, het gevoel hebben dat het geen zin heeft om de informatie bij te houden die ze ontvangen, en hun dag doorbrengen met zoveel vergaderingen dat ze geen energie meer over hebben voor hun eigenlijke werk.

Kwantiteit gaat ten koste van kwaliteit

Volgens verschillende studies en enquêtes ontvangen veel kenniswerkers ergens tussen de 50 en 100 e-mails per dag. Sommige mensen, vooral degenen in managementposities of in zeer communicatieve functies, kunnen nog meer e-mails ontvangen, mogelijk tot enkele honderden per dag. Het is belangrijk op te merken dat het niet alleen gaat om de kwantiteit, maar ook om de kwaliteit van de e-mails. Het beheren van e-mailcommunicatie en ervoor zorgen dat belangrijke berichten niet verloren gaan in een zee van e-mails kan een uitdaging zijn. Dit is een van de redenen waarom informatie-overload en e-mailstress in moderne werkomgevingen veelvoorkomende problemen zijn geworden.

Informatie-overload door de kenniseconomie

Het kan verleidelijk zijn om dit eenvoudigweg te beschouwen als de kosten van zakendoen in een kenniseconomie, maar gevoelens van overbelasting brengen echte productiviteitskosten met zich mee. Zo daalt het aantal medewerkers dat begrip heeft voor en in lijn is met de bedrijfsstrategie met meer dan de helft wanneer ze zich overbelast voelen door informatie. Bovendien meldt slechts 6% van degenen die zich overbelast voelen door informatie dat ze zeer waarschijnlijk bij hun huidige bedrijf zullen blijven. Het is gemakkelijk voor te stellen dat een energieafname als gevolg van overbelasting problemen met medewerkersbetrokkenheid zoals burn-out, vermoeidheid en wantrouwen in het leiderschap alleen maar verergeren.

Al die informatie

Denk aan een typische dag voor de gemiddelde medewerker. Ze beginnen met een inbox die al boordevol zit met e-mailconversaties met collega’s, interne nieuwsberichten, uitnodigingen voor vergaderingen van allerlei aard, verzoeken van externe leveranciers, phishing-pogingen van kwaadwillende actoren en enkele berichten uit hun persoonlijke leven – en dan gaat het alleen maar bergafwaarts.

Periodes van concentratie en productiviteit worden verstoord door onderbrekingen en tijd wordt verspild aan het zoeken naar cruciale informatie op de verschillende platforms.

Informatievolume blijkt slechts een gedeeltelijke oorzaak te zijn van informatie-overload. Het echte probleem is de informatie zelf – en specifiek de mate waarin het verkrijgen en interpreteren van de informatie extra “werk” oplegt aan de ontvanger. Dit is wat we informatiebelasting noemen.

Van informatie-overload naar Informatiebelasting

Informatiebelasting wordt gedefinieerd als een set informatie die:

• Duplicatief is: 57% van de medewerkers en managers zegt vaak meerdere communicaties te ontvangen over dezelfde of vergelijkbare onderwerpen tegelijk.
• Niet relevant is: 47% zegt dat de bedrijfscommunicatie die ze ontvangen niet gerelateerd is aan hun dagelijkse verantwoordelijkheden.
• Inspanning vereist: 38% zegt extra werk te moeten doen om bij te blijven met de hoeveelheid informatie die ze ontvangen in hun organisatie.
• Ongelijk is: 33% zegt dat de bedrijfscommunicatie die ze ontvangen vaak tegenstrijdig of intern in strijd is.

Conservatief geschat verspilt een medewerker 3 uur en 27 minuten per week aan het omgaan met informatiebelasting.

Informatie-overload tijdens onboarding

Informatie-overload is ook een grote uitdaging tijdens het onboarding-proces voor nieuwe medewerkers. Tijdens deze periode krijgen nieuwe medewerkers vaak een overvloed aan informatie te verwerken, variërend van bedrijfsrichtlijnen en -procedures tot kennismaking met collega’s en systemen. Dit kan leiden tot een gevoel van overweldiging en stress bij nieuwe medewerkers, waardoor het moeilijker wordt voor hen om effectief te integreren in het bedrijf.

Om de impact van informatie-overload tijdens onboarding te verminderen, kunnen organisaties enkele strategieën overwegen, zoals:

• Stapsgewijze oriëntatie: In plaats van alle informatie in één keer aan te bieden, kunnen organisaties een stapsgewijze oriëntatie aanbieden, waarbij nieuwe medewerkers geleidelijk toegang krijgen tot relevante informatie naarmate ze zich meer op hun gemak voelen.

• Aanpassing aan individuele behoeften: Het is belangrijk om rekening te houden met de individuele behoeften en leerstijlen van nieuwe medewerkers. Sommige mensen leren beter door te lezen, terwijl anderen de voorkeur geven aan praktische training of interactie met collega’s.

• Duidelijke communicatie: Zorg voor duidelijke communicatie over wat er van nieuwe medewerkers wordt verwacht tijdens de onboarding. Dit kan helpen om verwarring te verminderen en de focus te leggen op essentiële informatie.

• Ondersteuning en begeleiding: Bied nieuwe medewerkers de mogelijkheid om vragen te stellen en bied ondersteuning en begeleiding om hen te helpen bij het begrijpen en verwerken van de informatie die ze ontvangen.

• Zelf laten onderzoeken: De beste manier om informatie te onhouden, is door ermee aan de slag te gaan. Doe een beroep op hun oplossend vermogen en laat ze zelf op onderzoek gaan.

Het verminderen van informatie-overload tijdens onboarding kan bijdragen aan een soepelere en effectievere integratie van nieuwe medewerkers in de organisatie. Het stelt hen in staat om zich beter te concentreren op wat echt belangrijk is voor hun nieuwe rol en vermindert de stress die gepaard gaat met het verwerken van te veel informatie in een korte tijd. En misschien als je als organisatie zorgt voor een betere manier van informatie-overdracht tijdens de onboarding, leg je de basis voor een goede informatievoorziening in de toekomst.

Dat is precies waarom RiddleStory de Cone of Experience heeft omarmd als het fundament voor effectieve informatieoverdracht.